Administrative Officer

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Viseu
Viseu, Viseu District, Portugal

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Sobre a w
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Brain é uma consultora especializada em talento, tecnologia e transformação, que atua como parceira estratégica de empresas em contextos complexos e de crescimento. A nossa missão passa por criar estruturas sólidas que permitam escalar com clareza, previsibilidade e controlo.

Neste contexto, procuramos um(a) Head de Governança para assumir um papel central na organização e fluidez dos processos comerciais, contratuais e administrativos da w
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Resumo da Posição

O(a) Head de Governança é responsável por garantir fluidez, organização e governança nos processos comerciais, contratuais e administrativos da w
Brain.

Atua como elo estratégico entre Comercial, Advisors, Jurídico, Financeiro e parceiros externos, assegurando que propostas, contratos e negociações evoluem com clareza, controlo de risco e alinhamento com as políticas internas.

Este papel é crítico para transformar oportunidades comerciais em contratos bem estruturados, com visibilidade, previsibilidade e segurança para o negócio.

Principais Responsabilidades

1. Suporte à Área Comercial (Operacional e Estratégico)

• Apoiar a revisão de orçamentos, propostas comerciais e aditivos contratuais, garantindo consistência de valores, prazos, escopo e margens.
• Exemplo: validar inclusão de fees de gestão, reajustes, prazos de faturação e condições acordadas.
• Manter cadastros de clientes, contratos e oportunidades atualizados no repositório Google da w
  Brain.
• Atualizar e controlar informação de pipeline: status, valor estimado, probabilidade de fecho e datas previstas.
• Controlar prazos de validade de propostas e acompanhar negociações, acionando Advisors e equipa comercial quando necessário.
• Apoiar na produção de relatórios de performance comercial, metas, forecast e indicadores de vendas.
• Exemplo: pipeline ativo, contratos fechados, churn, renovações.

2. Governança Contratual e Compliance

• Realizar triagem e revisão inicial de contratos, aditivos e NDAs, assegurando padronização e aderência às políticas internas.
• (Não substitui o jurídico, mas estrutura e prepara as necessidades. )
• Acompanhar o fluxo de assinaturas contratuais, garantindo envio, assinatura e arquivo corretos.
• Organizar e manter pastas contratuais e documentação de compliance de clientes, fornecedores e parceiros.
• Controlar prazos de renovação, vencimentos e reajustes contratuais, comunicando antecipadamente às áreas envolvidas.
• Interagir com jurídico interno ou externo em temas de compliance, LGPD e governança contratual.

3. Gestão de Risco e Visibilidade para Advisors

• Criar e manter um modelo de gestão de risco por contrato, com visibilidade clara para Advisors e liderança.
• Monitorizar e consolidar informação como:
• Margem contratual
• Regras e exceções por cliente
• Prazos e validade
• Cláusulas críticas
• Condições comerciais diferenciadas
• Apoiar Advisors com informação estruturada sobre os seus clientes, facilitando decisões comerciais e negociações.

4. Processos Administrativos e Parcerias

• Apoiar a contratação de parceiros e fornecedores (formações, certificações, eventos, serviços especializados).
• Criar, rever e manter atualizadas as políticas internas da w
  Brain :
• Políticas comerciais
• Políticas contratuais
• Parcerias
• Governança
• Manter relacionamento operacional com parceiros estratégicos (AWS, Google, Microsoft, entre outros), apoiando:
• Cadastros
• Contratos
• Eventos
• Reuniões e agendas

5. Organização e Documentação

• Manter documentos institucionais atualizados (modelos contratuais, propostas, apresentações, políticas).
• Garantir que ferramentas e sistemas de gestão estão organizados e atualizados, contribuindo para eficiência operacional.

O que esperamos deste papel

• Elevado nível de organização e atenção ao detalhe
• Forte visão de processo e governança
• Comunicação clara e eficaz com áreas técnicas, comerciais e jurídicas
• Capacidade de antecipar riscos e gargalos
• Postura colaborativa, estruturada e orientada a soluções

Este papel é fundamental para sustentar o crescimento da w
Brain com processos claros, risco controlado e resultados consistentes.