Administrative Support Specialist Porto

Administrative Support Specialist
Porto
Porto, Porto District, Portugal

SACHI, the Japanese word for JOY, represents both the enthusiasm that drives our work and the goal we pursue: enriching our community’s quality time.

Since 2009, we have been designing premium outdoor furniture that enhances the outdoor living experience.

In 2013, we introduced the Sachi In/Out Kitchen System, paving the way for a new way of sharing and enjoying moments in the open air.

We believe in the beneficial power of nature and constantly strive for comfort and beauty, blurring the boundaries between indoor and outdoor living.

Sachi is looking for an Administrative Support Specialist to join our team in Estarreja (full-time,
- site).

The role will be responsible for providing comprehensive administrative and organizational support, ensuring the smooth running of the back office.

• Manage agenda, incoming and outgoing calls
• Welcome and assist customers
• Handle emails and general correspondence
• Process and archive administrative documents
• Monitor deadlines and payments
• Issue and control invoices
• Prepare reports and support budgeting
• Coordinate with the team to ensure effective communication
• Organize meetings and appointments
• Manage front and back office administrative practices

• Bachelor’s degree in Business Administration, Economics/Accounting, Office Management, or equivalent experience
• Minimum of 3 years of experience in a similar role
• Proficiency in Microsoft Office Suite
• Strong written and verbal communication skills
• Fluency in Portuguese and English (other languages are a plus)
• Excellent organizational, time management, and prioritization skills
• Ability to work independently and as part of a team, with a proactive attitude
• Professional demeanor, with confidentiality and discretion
• Knowledge of office procedures and practices
• Flexibility and adaptability to company needs

• Permanent contract
• Opportunities for professional growth in an international context
• Dynamic and innovative work environment, focused on design excellence

SACHI, palavra japonesa que significa ALEGRIA, representa tanto o entusiasmo que guia o nosso trabalho como o objetivo que procuramos: enriquecer os momentos de qualidade da nossa comunidade.

Desde 2009, desenhamos mobiliário premium para exterior, elevando a experiência de viver ao ar livre.

Em 2013, lançámos o Sistema de Cozinhas In/Out da Sachi, abrindo caminho para uma nova forma de convívio e partilha ao ar livre.

Acreditamos no poder benéfico da natureza e procuramos constantemente conforto e beleza, ultrapassando os limites entre o interior e o exterior.

A Sachi procura um/uma Administrative Support Specialist para integrar a equipa em Estarreja (full-time, presencial).

A função será responsável por dar apoio administrativo e organizacional completo, assegurando o bom funcionamento do back office.

• Gestão da agenda, chamadas recebidas e efetuadas
• Acolhimento e apoio a clientes
• Gestão de emails e correspondência geral
• Processamento e arquivo de documentos administrativos
• Monitorização de prazos e pagamentos
• Emissão e controlo de faturas
• Elaboração de relatórios e apoio ao orçamento
• Coordenação com a equipa para garantir comunicação eficaz
• Organização de reuniões e marcações
• Gestão de práticas administrativas de front e back office

• Licenciatura em Administração de Empresas, Economia/Contabilidade, Office Management ou experiência equivalente
• Mínimo de 3 anos de experiência em função similar
• Domínio do Microsoft Office Suite
• Fortes competências de comunicação escrita e verbal
• Fluência em português e inglês (outras línguas são uma
  - valia)
• Excelentes capacidades de organização e gestão de tempo
• Capacidade de trabalhar de forma autónoma e em equipa, com atitude proativa
• Postura profissional, confidencialidade e discrição
• Conhecimento de procedimentos e práticas administrativas
• Flexibilidade e adaptabilidade às necessidades da empresa

• Contrato sem termo
• Oportunidades de crescimento profissional num contexto internacional
• Ambiente de trabalho dinâmico e inovador, focado na excelência do design