Assistente Administrativa / Assistente Executiva

Assistente Administrativa / Assistente Executiva
Porto
Porto, Porto District, Portugal

A NILG. AI é uma consultora estratégica em Inteligência Artificial que trabalha diretamente com líderes e equipas de decisão para transformar processos críticos de negócio. Somos uma equipa ambiciosa e em crescimento, onde responsabilidade, autonomia e qualidade de execução são valorizadas.

Estamos à procura de uma Assistente Executiva que seja mais do que suporte administrativo. Procuramos alguém que queira estar no centro da operação, ajudar a manter a empresa a funcionar com rigor e clareza, e crescer connosco na construção de algo maior.

O teu papel

Vais trabalhar lado a lado com o CEO e com a equipa de operações, garantindo que os processos administrativos, financeiros e organizacionais correm sem fricção. Este é um papel de elevada confiança, onde a tua capacidade de antecipar problemas, tomar decisões e executar com precisão faz toda a diferença.

Não procuramos alguém para “esperar instruções”. Procuramos alguém que consiga desbloquear problemas de forma proativa.

Principais responsabilidades

• Apoio direto ao CEO na gestão de agenda,
  - mail, prioridades e tarefas operacionais.
• Organização e controlo de processos administrativos críticos.
• Gestão de faturação, recibos, pagamentos, fornecedores e documentação financeira.
• Preparação e envio de informação para contabilidade.
• Apoio à gestão de RH, incluindo onboarding e acompanhamento administrativo.
• Gestão de contratos, documentos e arquivos digitais.
• Apoio operacional à equipa de marketing e eventos.
• Gestão do espaço físico do escritório.
• Perfil que procuramos
• Forte sentido de responsabilidade, fiabilidade e compromisso.
• Capacidade de organização e priorização.
• Autonomia real na execução e capacidade de priorização.
• Conforto total com ferramentas digitais e sistemas online.
• Capacidade de aprender rapidamente novos softwares e processos.
• Rigor no cumprimento de prazos, pagamentos, obrigações e tarefas sensíveis.
• Capacidade de tomar decisões práticas em contextos ambíguos.
• Boa comunicação escrita e verbal em português e inglês.
• Espírito crítico, organização e atenção ao detalhe.
• Experiência prévia em funções administrativas, executivas ou de operações é valorizada.

Ferramentas que vais usar no dia a dia: Google Workspace, Slack, ferramentas de gestão de tarefas, plataformas de faturação, sistemas de pagamento e software administrativo. Não é necessário dominar tudo à partida, mas é essencial aprender rápido e sem resistência.

O que oferecemos

• Um papel central numa empresa em crescimento.
• Proximidade real à gestão e aos processos de decisão.
• Ambiente exigente, mas humano e transparente.
• Aprendizagem contínua e contacto com projetos de alto impacto.
• Estabilidade e confiança para crescer connosco a médio e longo prazo.

Se procuras um trabalho em que és tratado/a como “a pessoa dos recados”, esta vaga não é para ti. Se procuras um papel em que a tua responsabilidade cria impacto real todos os dias, queremos falar contigo.