Assistente de Direção - Octant Ponta Delgada Ponta Delgada

Descrição da Vaga

Responsável por apoiar o(a) Diretor(a) Geral na gestão da equipa, da operação e recursos do hotel garantindo o cumprimento dos standards/procedimentos e a oferta de um serviço de elevada qualidade aos clientes.

Principais Responsabilidades

• Registar, preparar, ordenar, classificar e arquivar informação;
• Preparar, verificar, formatar e transcrever correspondência de rotina, atas e relatórios ou projetos de acordo com as normas;
• Propor e monitorizar calendários e prazos;
• Registar pedidos, programar e organizar reuniões e efetuar marcação de viagens, transporte e alojamento aos superiores hierárquicos;
• Acompanhar de forma ativa o recrutamento e seleção de todos os colaboradores/áreas da unidade;
• Elaboração de ordens de compra ou aquisição;
• Apoiar na organização e gestão de eventos;
• Estabelecer contatos com outras áreas em matérias relacionadas com atividades da organização;
• Digitalizar, registar e distribuir correio eletrónico, correspondência e documentos;
• Organizar e supervisionar sistemas de arquivo;
• Apoio na gestão do sistema de segurança do edifício e manutenção do mesmo;
• Ordenar, abrir e enviar correio, fotocopiar e enviar documentos por correio, fax e correio eletrónico;
• Responder a inquéritos telefónicos ou eletrónicos e
  - los;
• Apoiar a gestão da unidade e coordenação das operações;
• Assegurar a organização e coordenação da Unidade Hoteleira na ausência do Diretor Geral;
• Supervisionar e controlar os vários departamentos garantindo o bom funcionamento de todas as áreas de negócio;
• Garantir o bom funcionamento e condições dos outlets e áreas circundantes à unidade;
• Assegurar e garantir as necessidades e satisfação máxima do cliente;
• Assegurar o desenvolvimento de estratégias de controlo e minimização de custos;
• Otimizar rácios de fidelização de clientes e de desenvolvimento do negócio;

Experiência que procuramos

• Elevado sentido de responsabilidade;
• Elevada capacidade de antecipação de problemas;
• Forte capacidade analítica e de organização;
• Boa capacidade de comunicação e relação interpessoal;
• Forte capacidade de gestão de stress;
• Foco no serviço e atendimento ao cliente;
• Atitude proativa e polivalente;
• Gosto pelo trabalho em equipa;
• Respeito pela filosofia e visão do grupo;
• Disponibilidade e Flexibilidade de Horários;
• Conhecer as várias unidades do grupo DHM;
• Respeito pela filosofia e visão do grupo;
• Conhecer os SOP’s de Reservas diariamente;
• Gosto pelo trabalho em equipa e de entreajuda;
• Conhecer bem o DNA da DHM.