Executive Assistant [100-000452-1] Oeiras

Executive Assistant [100-000452-1]
Oeiras
Oeiras, Lisboa, Portugal

Estamos à procura de um(a) Assistente Executivo(a) dinâmico(a), proativo(a) e altamente colaborativo(a) para integrar uma equipa envolvente e de ritmo acelerado numa organização global.

Este cargo oferece uma excelente oportunidade para ganhar visibilidade em diversas áreas de negócio, com flexibilidade laboral e desafios estimulantes.

Principais tarefas:

Gestão de Agenda e Calendário:
Gestão eficaz de tempo e compromissos do Diretor.
Agendamento e gestão de reuniões.
Ponte de ligação entre liderança, colaboradores e stakeholders internos e externos.
Preparação de agendas e coordenação de reuniões (Webex).

Gestão de Viagens e Despesas:
Organização de viagens via SAP Concur e AMEX Travel Centre.
Coordenação de alojamentos, transportes, itinerários e vistos.
Gestão de relatórios de despesas e requisições de compra.

Comunicação:
Ponto de contacto entre a liderança e stakeholders.
Gestão de comunicações internas para eventos especiais.
Registo e envio de atas de reuniões.

Apoio Administrativo Geral:
Gestão centralizada de calendário e comunicações da equipa do Diretor.
Coordenação de eventos e apoio logístico.
Preparação e edição de relatórios, apresentações e documentos.
Organização e manutenção de ficheiros e documentação confidencial. Colaboração com outras assistentes e stakeholders para promover melhores práticas e iniciativas interdepartamentais.

Requisitos mínimos obrigatórios:

Excelentes competências de organização e gestão de tempo;
Domínio do Microsoft 365 (Outlook, PowerPoint, Excel, Word, SharePoint);
Excelentes competências de comunicação escrita e verbal;
Discrição no tratamento de informações confidenciais;
Forte capacidade de resolução de problemas e tomada de decisão;
Atitude proativa e espírito de equipa;
Experiência de colaboração com equipas multiculturais e sensibilidade para diferentes fusos horários;
Mínimo de 5 anos de experiência na função;
Inglês fluente.

Condições:
Contrato com a Adecco RH, com a duração de 1 ano (com possibilidade de extensão até 2 anos);
Horário: de segunda a sexta-feira, em regime de trabalho híbrido: 3 dias presenciais por semana e 2 dias em homeoffice;
VB: 1300€ + SA 7€/dia.

Não percas esta oportunidade e candidata-te!