Executive Assistant

Procuramos um(a) Executive Assistant altamente organizado(a) e com forte sentido de responsabilidade, para apoiar a Comissão Executiva e a Equipa de Gestão na coordenação das suas atividades e processos administrativos.

Principais Responsabilidades:

• Apoiar administrativamente a Comissão Executiva e a Equipa de Gestão de Portugal e Espanha;
• Assegurar a ligação e suporte ao Departamento Legal;
• Coordenar contactos com outras áreas e departamentos, garantindo a fluidez da comunicação interna;
• Organizar e agendar reuniões, gerir reservas de salas e preparar documentação de apoio;
• Gerir as compras de suporte às áreas administrativa e de representação (economato, material de escritório, cafés, almoços, etc. );
• Elaborar e apoiar o desenvolvimento de apresentações, documentos e traduções;
• Elaborar e organizar atas e relatórios para o Conselho de Administração;
• Gerir correspondência física e eletrónica, interna e externa (incluindo faturas e comunicações institucionais);
• Preparar e redigir cartas,
  - mails e correspondência para entidades externas;
• Agendar e gerir viagens, estadias e transporte;
• Apoiar na organização de eventos institucionais e corporativos;
• Suportar a gestão de consumos e relações com entidades externas;
• Garantir toda a documentação necessária para a participação em eventos internos e externos;
• Acolher e acompanhar visitas, clientes, fornecedores, parceiros e outras entidades;
• Prestar suporte geral à equipa de gestão;
• Formação superior em Gestão, Administração, Secretariado Executivo ou área equivalente;
• Experiência mínima de 3 anos em funções similares (preferencial em contextos corporativos);
• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal;
• Capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades;
• Elevado sentido de confidencialidade, rigor e atenção ao detalhe;
• Domínio das ferramentas do MS Office (Word, Excel, Power
  Point, Outlook);
• Bons conhecimentos de inglês e espanhol (falado e escrito);
• Proatividade, autonomia e espírito de equipa;
• Integração numa organização sólida e em crescimento;
• Oportunidade de desenvolvimento pessoal e profissional;
• Condições salariais ajustadas à experiência e às responsabilidades da função.