Management Assistant Lisboa

Management Assistant
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

Procuras uma empresa diferenciadora, onde terás espaço para crescer e inovar? É hora de conhecer a Maleo.

Com 7 localizações em zonas premium na cidade de Lisboa, a Maleo vai além da gestão de espaços de escritórios, oferecendo soluções flexíveis que se adaptam às necessidades de cada negócio. Os Centros de Escritórios Maleo estão prontos para receber cada empresa e apoiar o seu crescimento diário.

Trabalhar na Maleo significa fazer parte de uma equipa jovem e motivada, pronta para trazer o futuro dos espaços de trabalho para o presente.

Como Management Assistant, terás como missão apoiar a equipa sénior de gestão, garantindo eficiência nas tarefas administrativas e operacionais, atuando como facilitador do trabalho dos gestores a quem dás suporte.

Principais tarefas e responsabilidades:

1. Gestão de Agenda: organizar e coordenar reuniões, compromissos e eventos; garantir acesso às informações importantes antes das reuniões.
2. Comunicação e Correspondência: gerir
   - mails, chamadas e outras formas de comunicação, priorizando e respondendo conforme necessário; redigir e rever documentos como relatórios, apresentações e correspondência oficial.
3. Organização de Documentação: arquivar, organizar e manter atualizados documentos importantes; preparar relatórios e apresentações com dados relevantes.
4. Coordenação de Deslocações: organizar viagens de negócios, incluindo reservas de voos, alojamento e transporte.
5. Supervisão de Tarefas Administrativas: assegurar o funcionamento do escritório, desde a gestão de inventário até o registro e distribuição de correspondência; lidar com questões financeiras simples, como despesas e faturas.
6. Gestão de Espaços: garantir operações diárias do escritório,
   - o limpo e organizado, em comunicação com serviços de limpeza e fornecedores; realizar reservas de salas de reunião e gerenciar consumíveis.

Perfil de competências procurado:

• Boa comunicação e relacionamento interpessoal;
• Sentido de responsabilidade e autonomia;
• Capacidade de planeamento, organização, priorização e adaptação às mudanças;
• Gestão eficiente do tempo, praticidade e rapidez na execução.

Qualificações desejadas:

• Ensino Secundário ou Licenciatura em Secretariado, Assessoria de Direção ou áreas similares;
• Experiência mínima de 2 anos em secretariado, receção ou Office manager;
• Bons conhecimentos de inglês;
• Bons conhecimentos de Microsoft Office.

O que oferecemos:

• Vencimento base;
• Subsídio de refeição em cartão;
• Seguro de saúde;
• Programa de apoio ao colaborador e à sua família;
• Passe de transportes públicos gratuito;
• Integração numa equipa jovem, motivada e dinâmica, num projeto em crescimento.