Medical Operations Assistant (M/F)

Medical Operations Assistant (M/F)
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

A Eurofirms Services está a recrutar um Medical and Rare D Operations Assistant (M/F) para integrar a equipa de um dos nossos clientes.

Principais Responsabilidades:

Coordenar a logística de reuniões médicas, conferências e eventos não promocionais, incluindo criação de fornecedores, preparação de contratos standard, emissão de ordens de compra (POs) e criação de materiais (PTA), gestão operacional dos eventos, acompanhamento de pagamentos, controlo de faturas e reporte às autoridades competentes;

Compilação de dados e métricas relacionadas com projetos médicos;

Contacto com Sociedades e Associações Médicas;

Reserva de viagens, alojamento e transporte (eventos nacionais e/ou internacionais, congressos e reuniões internas), bem como acompanhamento de prazos de inscrição e recolha de dados em falta dos participantes;

Monitorização e apoio a todos os eventos patrocinados ou organizados por Medical & Rare D (datas de montagem e desmontagem de stands, envio de materiais e consumíveis, meios audiovisuais, simpósios, controlo de custos/orçamento, etc. ), em conformidade com a legislação portuguesa e as regras internas da empresa;

Elaboração e envio de cartas de custos;

Redação de contratos de prestação de serviços (palestras) e FMV, bem como verificação dos assuntos financeiros associados;

Garantir que, até à data dos eventos, todas as questões legais e financeiras estão tratadas e devidamente notificadas (reportes ao Infarmed);

Revisão de relatórios To
V anteriores e garantia da correta execução dos To
Vs futuros;

Articulação com GBS e HCP Office para assegurar que os dados carregados no HCP Portal estão corretos. Realização de análises detalhadas, identificação de anomalias e proposta de soluções;

Supervisão de todas as atividades de reporte To
V, garantindo que todas as partes envolvidas conhecem e cumprem os requisitos de reporte;

Gestão e carregamento de toda a documentação relevante no App4Act ou ferramenta futura equivalente, incluindo relatórios To
V, contratos, POs, declarações de conflito de interesses, etc;

Verificação e coordenação com gráficas: pedidos de orçamentos, gestão de faturas, prazos de entrega de materiais e distribuição por territórios.

Requisitos

Formação superior em Gestão, Administração, Marketing ou similares;

Experiência mínima de 2 a 3 anos em funções similares;

Domínio de ferramentas informáticas (Excel, SAP ou similares);

Fluência em inglês (será valorizado conhecimento de outras línguas);

Capacidade de organização, atenção ao detalhe e forte orientação para cumprimento de prazos.

Oferecemos

Integração numa empresa de referência no setor farmacêutico;

Ambiente profissional exigente e dinâmico, com oportunidades de desenvolvimento;

Pacote salarial competitivo, ajustado à experiência demonstrada.