OFFICE MANAGER ASSISTANT LISBON PART-TIME Setúbal

OFFICE MANAGER ASSISTANT LISBON PART-TIME
Setúbal
Setúbal, Setubal, Portugal

A Management Solutions é uma empresa internacional de consultoria cuja missão principal é prestar serviços de consultoria de negócio, de risco, financeira, organizacional e de processos, tanto em aspetos funcionais como na implementação de tecnologias relacionadas. Atualmente, contamos com uma equipa multidisciplinar (com perfis funcional, metodológicos, técnica e de integração de sistemas) de 4. 000 profissionais. Prestamos serviços a clientes a partir de 50 escritórios (22 na Europa, 23 nas Américas, 3 na Ásia, 1 em África e 1 na Oceânia) a partir dos quais servimos regularmente clientes que operam em mais de 50 países. Para mais informações sobre a Management Solutions, visita: www.managementsolutions.com
Integrando o departamento de Meios, o principal objetivo é proporcionar apoio administrativo para toda a empresa, nomeadamente apoio à direção, gestão documental, gestão das instalações e sendo um ponto de contacto com todos os colaboradores, outros departamentos internos e com as unidades a nível internacional. Principais responsabilidades
Administração e gestão documental:Prestar apoio administrativo à direção (ex. agenda comercial com clientes). Introduzir periodicamente informações nos sistemas; conciliar as informações de gestão e contabilísticas e apoiar o fluxo de informações para a sede. Apoiar os colaboradores no processode declaração de tempo e despesas. Responsabilidades administrativas gerais: receção do escritório, atendimento de chamadas, receção e expedição de correio. Controlar o material de escritório e o hardware. Apoiar as relações com os fornecedores. Garantir a gestão e arquivo de documentação interna e de contratos. Apoiar a relação com os clientes. Gerir o pedidos de reserva de hotéis e voos. Recursos humanos:Apoiar o processo de recrutamento de colaboradores: relação com universidades, agendamento de entrevistas com os candidatos e atualizar as bases de dados dos recursos humanos. Colaborar no processo de onboarding às novas contratações. Apoiar a organização das atividades de formação. Marketing:Organização de reuniões e seminários relacionados com o sector financeiro. Organização de eventos. Apoioà execução de atividades de ação social e clube desportivo. Qualificações
Formação superior em secretariado ou equivalente
Experiência anterior em secretariado, gestão de escritório e tarefas administrativas. Conhecimentos linguísticos: Português nativo, espanhol (muito valorizado) e inglês. Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita. Capacidade para atuar com diligencia, profissionalismo e eficácia na relação com clientes, fornecedores e pessoalinterno. Competências organizacionais comprovadas com grande atenção ao detalhe. Atitude positiva, enérgica, entusiasta e capacidade de gerir o seu próprio tempo. Capacidade comprovada de trabalhar simultaneamente em várias tarefas e de resolver problemas. Fortes competências e conhecimentos especializados no Microsoft Office. Como se candidatar? Se estiveres interessado(a) na nossa oferta, envia-nos o teu CV para este endereço eletrónico:recursos. humanos@ms-portugal.com