OFFICE MANAGER ASSISTANT LISBON PART-TIME Lisboa

OFFICE MANAGER ASSISTANT LISBON PART-TIME
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

A Management Solutions é uma empresa internacional de consultoria cuja missão principal é prestar serviços de consultoria de negócio, de risco, financeira, organizacional e de processos, tanto em aspetos funcionais como na implementação de tecnologias relacionadas. Atualmente, contamos com uma equipa multidisciplinar (com perfis funcional, metodológicos, técnica e de integração de sistemas) de 4. 000 profissionais.

Prestamos serviços a clientes a partir de 50 escritórios (22 na Europa, 23 nas Américas, 3 na Ásia, 1 em África e 1 na Oceânia) a partir dos quais servimos regularmente clientes que operam em mais de 50 países.

Para mais informações sobre a Management Solutions, visita: www.managementsolutions.com

Integrando o departamento de Meios, o principal objetivo é proporcionar apoio administrativo para toda a empresa, nomeadamente apoio à direção, gestão documental, gestão das instalações e sendo um ponto de contacto com todos os colaboradores, outros departamentos internos e com as unidades a nível internacional.

Principais responsabilidades

Administração e gestão documental:

• Prestar apoio administrativo à direção (ex. agenda comercial com clientes).
• Introduzir periodicamente informações nos sistemas; conciliar as informações de gestão e contabilísticas e apoiar o fluxo de informações para a sede.
• Apoiar os colaboradores no processode declaração de tempo e despesas.
• Responsabilidades administrativas gerais: receção do escritório, atendimento de chamadas, receção e expedição de correio.
• Controlar o material de escritório e o hardware.
• Apoiar as relações com os fornecedores.
• Garantir a gestão e arquivo de documentação interna e de contratos.
• Apoiar a relação com os clientes.
• Gerir o pedidos de reserva de hotéis e voos.

Recursos humanos:

• Apoiar o processo de recrutamento de colaboradores: relação com universidades, agendamento de entrevistas com os candidatos e atualizar as bases de dados dos recursos humanos.
• Colaborar no processo de onboarding às novas contratações.
• Apoiar a organização das atividades de formação.

Marketing:

• Organização de reuniões e seminários relacionados com o sector financeiro.
• Organização de eventos.
• Apoioà execução de atividades de ação social e clube desportivo.

Qualificações

• Formação superior em secretariado ou equivalente
• Experiência anterior em secretariado, gestão de escritório e tarefas administrativas.
• Conhecimentos linguísticos: Português nativo, espanhol (muito valorizado) e inglês.
• Fortes capacidades de comunicação verbal e escrita.
• Capacidade para atuar com diligencia, profissionalismo e eficácia na relação com clientes, fornecedores e pessoalinterno.
• Competências organizacionais comprovadas com grande atenção ao detalhe.
• Atitude positiva, enérgica, entusiasta e capacidade de gerir o seu próprio tempo.
• Capacidade comprovada de trabalhar simultaneamente em várias tarefas e de resolver problemas.
• Fortes competências e conhecimentos especializados no Microsoft Office.

Como se candidatar?

Se estiveres interessado(a) na nossa oferta, envia-nos o teu CV para este endereço eletrónico:

recursos. humanos@ms-portugal.com