Office Manager Lisboa

Office Manager
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

DESCRITIVO DE FUNÇÕES:

1. Gestão operacional:

• Gestão de Documentos:
  Organizar e manter registos e arquivos importantes do escritório;
• Controle de stocks:
  Monitorar e reabastecer o stock de consumíveis (alimentares e não alimentares) do escritório;
• Requisições de Compra:
  Efetuar pedidos de compra de materiais diversos, consumíveis e garantir a distribuição/arrumação dos mesmos;
• Processamento de Correspondências:
  Gerir a correspondência recebida e enviada, incluindo
  - mails, cartas e pacotes;
• Receção e encaminhamento de visitantes e encomendas.
• Garantir o controlo das entradas e saídas no edifício principal
  , promovendo um ambiente acolhedor, seguro e organizado. Assegurando uma presença física contínua na área da receção (local de trabalho)

2. Gerir as instalações:

• Manutenção do Escritório:
  Garantir que o ambiente de trabalho está em boas condições, realizando manutenções necessárias;
• Gestão dos office supplies:
  gerir os contratos de serviços de limpeza, máquinas de vending, serviço café, e outros em outsourcing;
• Equipamentos de Escritório:
  Garantir que todos os equipamentos, como computadores, impressoras e telefones, funcionam corretamente; Contacto com manutenção, ou outras áreas técnicas sempre que necessário alguma intervenção.

3. Gestão de Pessoas

• Supervisão da Equipa de Suporte:
  Supervisionar rececionistas, assistentes administrativos e outros funcionários de apoio;
• Treinar e Desenvolver a equipa de Suporte:
  Organizar e coordenar formações específicas às diferentes funções;
• Conflitos e Problemas da Equipa:
  Resolver conflitos e problemas que possam surgir entre os membros da equipa.

4. Gestão financeira

• Orçamento:
  Preparar e monitorizar o(s) orçamento do(s) escritório(s).

5. Planeamento e Organização

• Planeamento de Eventos:
  Organizar eventos internos e externos, como reuniões, conferências e workshops.
• Coordenação de Viagens:
  Planear e coordenar viagens de trabalho das equipas.
• Agenda:
  Gerir a agenda de reuniões e compromissos das equipas.

6. Comunicação

• Facilitador de Comunicação:
  Facilitar a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos da empresa;
• Dinamizar informação:
  Criar e distribuir informação que garanta que todos estão atualizados sobre novidades e eventos.

7. Conformidade e Segurança

• Regulamentações:
  Assegurar que o escritório cumpre todas as regulamentações e políticas de saúde, segurança e legislação do trabalho.
• Segurança&bem-estar:
  Coordenar com a equipa de segurança os simulacros de segurança e emergência; ajudar e sugerir ideias que ajudem a promover o
  - estar de todos os escritórios