Secretariada(O) Executiva(O) Lisboa

Secretariada(O) Executiva(O)
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

- Recepcionar os clientes, fornecedores e colaboradores;

- Monitorar e solicitar suprimentos de escritório e de recepção, garantindo que sempre haja material disponível;

- Coordenar com a equipe de segurança o registro de visitantes e o acesso ao prédio, conforme necessário;

- Manter atualizadas as listas de contatos internos e outros documentos de referência necessários para a operação da recepção;

- Gerenciar chamadas telefônicas, encaminhar ligações, anotar recados e responder a perguntas básicas;

- Preparar e organizar reuniões, incluindo a reserva de salas, a preparação de materiais e solicitação de alimentação;

- Apoiar com tarefas administrativas como arquivamento, digitalização, cópias de documentos e preparação de relatórios simples;

- Receber, registrar, classificar e distribuir correspondências e encomendas recebidas pela empresa;

- Planejar e organizar viagens, realizando cotações de passagens, hospedagens, aluguéis de veículos, bem como o que for necessário para que a viagem aconteça, bem como manter atualizado o registro de viagem (planilha e GLPI);

- Receber as faturas dos cartões de crédito corporativo, bem como classificá-los para contabilização;

- Realizar a abertura de solicitação de compras gerais (itens de limpeza, notas fiscais de serviços, material de escritório, gastos com cartão, etc), via sistema ERP, bem como envio de
- mail para o setor responsável pela abertura da solicitação, e preenchimento da planilha de controle;

- Acompanhar andamento das solicitações de compra e abertura de pedidos de compra realizando a atualização da planilha de controle;

- Realizar reposição de itens nas salas de reuniões e copa administrativa;

- Realizar e controlar as rotinas administrativas da recepção via planilhas, notas fiscais, de Excel e Sistema Operacional Interno;

- Manter a área de recepção limpa e organizada;

- Colaborar nas rotinas do departamento de Gestão de Pessoas.

Tipo de oferta: Período Integral

Benefícios:

Acesso à internet
Auxílio Creche
Cartão/Ticket refeição
Descontos comerciais
Estacionamento gratuito
Formação Linguística Fornecida
Seguro de vida
Horário de trabalho:

De segunda à
- feira
Turno de 8 horas
Remuneração suplementar:

Décimo terceiro salário
Prazo de candidatura: 12/04/2025

Data de início prevista: 23/04/2025