Secretariada(o) Executiva(o) Lisboa

Secretariada(o) Executiva(o)
Lisboa
Lisboa, Lisboa, Portugal

· Recepcionar os clientes, fornecedores e colaboradores;

· Monitorar e solicitar suprimentos de escritório e de recepção, garantindo que sempre haja material disponível;

· Coordenar com a equipe de segurança o registro de visitantes e o acesso ao prédio, conforme necessário;

· Manter atualizadas as listas de contatos internos e outros documentos de referência necessários para a operação da recepção;

· Gerenciar chamadas telefônicas, encaminhar ligações, anotar recados e responder a perguntas básicas;

· Preparar e organizar reuniões, incluindo a reserva de salas, a preparação de materiais e solicitação de alimentação;

· Apoiar com tarefas administrativas como arquivamento, digitalização, cópias de documentos e preparação de relatórios simples;

· Receber, registrar, classificar e distribuir correspondências e encomendas recebidas pela empresa;

· Planejar e organizar viagens, realizando cotações de passagens, hospedagens, aluguéis de veículos, bem como o que for necessário para que a viagem aconteça, bem como manter atualizado o registro de viagem (planilha e GLPI);

· Receber as faturas dos cartões de crédito corporativo, bem como classificá-los para contabilização;

· Realizar a abertura de solicitação de compras gerais (itens de limpeza, notas fiscais de serviços, material de escritório, gastos com cartão, etc), via sistema ERP, bem como envio de
- mail para o setor responsável pela abertura da solicitação, e preenchimento da planilha de controle;

· Acompanhar andamento das solicitações de compra e abertura de pedidos de compra realizando a atualização da planilha de controle;

· Realizar reposição de itens nas salas de reuniões e copa administrativa;

· Realizar e controlar as rotinas administrativas da recepção via planilhas, notas fiscais, de Excel e Sistema Operacional Interno;

· Manter a área de recepção limpa e organizada;

· Colaborar nas rotinas do departamento de Gestão de Pessoas.

Tipo de oferta: Período Integral

Benefícios:

• Acesso à internet
• Auxílio Creche
• Cartão/Ticket refeição
• Descontos comerciais
• Estacionamento gratuito
• Formação Linguística Fornecida
• Seguro de vida

Horário de trabalho:

• De segunda à
  - feira
• Turno de 8 horas

Remuneração suplementar:

• Décimo terceiro salário

Prazo de candidatura: 12/04/2025

Data de início prevista: 23/04/2025